Translate

Kamis, 03 Desember 2009

PENGENDALIAN INTERN


MATERI:

• DEFINISI – Pengendalian Intern
• MENGAPA PERLU – Pengendalian Intern
• TUJUAN PENGENDALIAN & SIKLUS TRANSAKSI
• JENIS – JENIS – Pengendalian Intern
• STRUKTUR – Pengendalian Intern
• ALAT PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI –Pengendalian Intern
• SOAL-SOAL

A. DEFINISI

Pengawasan intern (internal control) dalam:
Arti Sempit : pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (croosfooting) maupun menurun (footing).
Arti Luas : pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountans) kalo di Indonesia IAI (ikatan akuntansi indonesia) :

“Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.”

Mengadopsi pengertian Pengendalian internal dari laporan COSO (Committee of Sponsoring Organization)

Internal control (pengendalian internal) adalah

“ Suatu proses, dijalankan oleh dewan komisaris, managemen, dan karyawan lain dari suatu entitas, dirancang untuk memberikan jaminan memadai sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori sbb”:

• Keandalan pelaporan keuangan
• Kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku
• Efektivitas dan efesiensi operasional

Tanggung jawab untuk menyusun suatu pengawasan intern itu terletak pada manajemen, begitu juga dengan pengawasan intern yang baik.

Definisi diatas menunjukkan bahwa suatu sistem pengawasan intern yang baik itu akan berguna untuk:

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi.
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
3. Memajukan efisiensi dalam operasi
4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.

B. MENGAPA PERLU – Pengendalian Intern


Untuk mengurangi eksposur-eksposur (exposure = pembongkaran, pembeberan, pembukaan, kedapatan).
Contohnya: Penipuan dan penggelapan, akuntansi tidak akurat, pendapatan menurun, sanksi perundangan, biaya berlebihan, kehilangn aktiva (pencurian), kalah kompetitif.

KASUS:

Penggelapan dan kejahatan kerah putih:
• Kejahatan ini timbul jika digunakan secara tidak tepat atau disajikan dengan keliru oleh suatu tindakan atau rangkaian tindakan yang tidak tampat jahat secara fisik.
• Mencakup memasukkan transaksi fiktif ke dalam sistem akuntansi
• Terdapat 3 bentuk dasar pencurian dala kejahatan kerah putih: pencurian oleh karyawan, pencurian aktiva melalui kolusi denga pihak lua, penggelapan manajemen.
• White-collar crime (kejaahtan kerah putih) dapat berakibat pada Laporan keuangan yang digelapkan.
• Laporan keuangan yang digelapkan adalah tindakan yang disengaja dan ceroboh, baik bertujuan atau tidak, yang berakibat menimbulkan kesalahan yang material pad alporankeuangan.
• Kejahatan oleh manajemen lebih sulit dideteksi di bandingkan dengan kejahatan yang dilakukan oleh karyawan.
• Kejahatan korporasi, kejahatan kerah putih yang lebih memberikan manfaat kepada perusahaan dibandingkan individu yang melakukan.
Contonya: memanipulai pembebanan biaya kontrak kepda pemerintah melebihi dengan yang seharusnya, pembebanan yang tidak berkaitan dengan kontrak, penipuan pajak, dll.
• Akuntansi forensik, berkaitan dengan pencegahan dan deteksi penggelapan kejahatan kerah putih.
Antara lain: penguji penggelapan, auditor penggelapan, profesional penggelapan.
• Pengujian penggelapan meliputi bidang akuntansi, hukum dan krimonologi.:


C. TUJUAN PENGENDALIAN & SIKLUS TRANSAKSI

Anlisis eksposur sering berkaitan dengan konsep siklus transaksi, 4 skilus transaksi:
- Revenue cycle = siklus pendapatan,
- Production cycle = siklus produksi
- Finance cycle = siklus keuangan,
- Expenditur cycle = siklus pengeluaran
1. Siklus PENDAPATAN (Revenue Cycle)
- Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
- Harga dan syarat barang dan jasa yang dilakukan harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
- Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus tercermin dalam penagihan kepada pelannggan.
- Penagihan kepelanggan harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat.
2. Siklus PRODUKSI (Production cylce)
- Rencana produksi harus diotorisasi seuai kriteria manajemen.
- Harga pokok produksi harus diklasifikasikan, diikhtisarkan secara akurat
3. Siklus KEUANGAN (Finance Cycle)
- Jumlah dan waktu transaksi utang harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen.
- Akses kas dan efek hanya diperbolehkan sesuai kriteria manajemen.
4. Siklus PENGELUARAN (Expenditure cylce)
- Pemasok harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen
- Karyawan yang dipekerjakan sesuai kriteria manajamen
- Akses kecatatan kepegawaian, penggajian dan pengeluaran hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen
- Tarip kompensasi dan pengurangan gaji harus diotorisasi oleh manajemen.
- Jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat.

D. JENIS – JENIS – Pengendalian Intern

Berdasarkan TUJUAN, meliputi:
1. Pengendalian AKUNTANSI:
Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang bertujuan menjaga keamanan kekayaan perusahaan dan keandalan data akuntansinya. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai standar akuntansi.
2. Pengendalian ADMINISTRASI:
Meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan

Berdasarkan MANFAAT, meliputi:
1. Pengendalian PREVENTIF:
Mencegah terjadinya kesalahan, secara otomatis dilakukan pengendalian/pengecekan. Dirancang untuk mencegah terjadinya penyelewengan
2. Pengendalian DETEKTIF:
Mendeteksi kapan kesalahan terjadi dan dilakukan perbaikan. Dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan.
3. Pengendalian KOREKTIF:
Memberikan umpan balik berupa informasi kepada manajemen untuk memperbaiki akibat terjadinya kesalahan. Direncang untuk mengkoreksi kesalahan atau penyelewengan yang terdeteksi.

Berdasarkan CAKUPAN, meliputi:
1. Pengendalian UMUM:
Pengendalian terhadap semua aktifitas pemrosesan data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data.
2. Pengendalian APLIKASI:
Mencakup semua pengawasan transaksi dan penggunaan program-program aplikasi di komputer.
Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses dan dilaporkan dengan benar.

D. STRUKTUR – Pengendalian Intern

STRUKTUR pengendalian intern adalah
Kebijakan dan prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai
Terdiri dari 3 elemen utama:
- Lingkungan pengendali
- Sistem akuntansi
- Prosedur pengendalian
Tanggungjawab manajemen, manajemen bertanggungjawab untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern.
Jaminan yang memadai, dengan mempertimbangkan biaya-biaya manfaat dari pengendalian itu sendiri.

1. LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi adalah
Dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu:
a. Filosofi dan gaya operasi manajemen
b. Struktur organisasi
c. Berfungsinya dewan komisaris
d. Komite audit
e. Metode membebankan otorisasi dan tanggungjawab
f. Metode-metode pengendalian manajemen
g. Berfungsinya audit internal
h. Kebijakan dan praktik kepegawaian
i. Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

a. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern, sehingga manajemen akan menetapkan kebijakan danprosedur yang dilaksanakan secara efektif dan efisien.
b. Struktur organisasi
Pola otorisasi dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam bagan oraganisasi. Struktur organisasi non formal muncu jika pola komunikasi tidak sesuai dengan grasi yang ditunjukkan dalam struktur organisasi formal
b. Berfungsinya dewan komisaris
Dewan komisaris merupakan penghubung antara manajemen dengan pemilik, bertugas untuk mengendalikan manajemen.
d. Komite Audit
Biasanya dewan komisari mendelegasikan fungsi-fungsi spesifik ke komite audit. Komite ini independen terhadap manajemen dan biasanya dibebani dengan keseluruhan tanggungjawab laporan keuangan, ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang ada.
Agar efektif komite ini berkomunikasi dengan autdit intern dan ekstern. Audit intern melapor ke komite audit untuk memastikan independensinya terhadap manajemen.
e. Metode pembebanan otoritas dan tanggungjawab
Pembebanan harus dilakukan secara formal agar memadai dan kuat dasar hukumnya, misalnya dalam bentuk memo, pedoman kebijakan dan prosedur.
f. Metode pengendalian manajemen
Teknik-teknik yang digunakan manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan operasi kepada bawahan dan untuk evaluasi hasilnya. Anggaran merupakan contoh pengendalian manajemen.
g. Berfungsinya audit intern
Audit intern berfungsi memonitor dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus. Tujuan dari fungsi audit intern: membantu manajemen dalam menganalisa dan menilai aktivitas dan sistem sbb: Sistem informasi organisasi, Struktur pengendalian intern organisasi, Ketaatan terhadap kebijakan, prosedur dan rencana operas, Kualitas kinerja karyawan.
h. Kebijakan dan praktek kepegawaian
Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan dan pelatihan yang mendukung tugas-tugas mereka. Penempatan yang sesuai dengan kualifikasinya akan menentukan keberhasilan efektifitis kegiatan.

2. SISTEM AKUNTANSI
Terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang berkaitan.
Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi keuangan dan bahkan juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.
a. Dokumentasi sistem akutansi
Prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang di dalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara seragam.
b. Telusuran audit
Digunakan dalam konsep auditro eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan. Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan layak.

3. PROSEDUR PENGENDALIAN
Merupakan kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akand apat dicapai.
Prosedur pengendalian dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern yang dirancang untuk menjaga kekayaan perusahaan dan kelayakan laporan keuangan

Prosedur pengendalian meliputi:
Otorisai transaksi & aktivitas-aktivitas yang memadai, membatasi aktivitas pada orang-orang yang dipilih,mencegah transaksi dan aktivitas yang tidakdiotorisasi.
Pemisahan tugas, digunakan untuk menghindari adanya kemungkinan bagi seseorang berada dalam posisi mela- kukan kekeliruan dan ketidak beresan
serta mengorek- sinya sendiri. Tanggungjawab otorisasi, pencatatn transaksi, dan penanganan fisik.
Dukumen dan catatan yang memadai, yaitu desain dan penggunaan dokumen-dokumen dan catatancatatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian yang memadai.
Pembatasan akses terhadap aktiva, pengendalian dan penjagaan fisik aktiva, penggunaan aktiva dan pencatatan, seperti fasilitas yang aman dan otorisasi
untuk akses ke program komputerdan file-file data. pembatasan ini dilakukan untuk mengurangi terjadinya pencurian dan penggelapan

E. ALAT PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI – Pengendalian Intern

Dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern diimplementasikan dalam sistemaplikasi khusus yang terdapat dalm
setiap siklus transaksi organisasi
Meliputi : pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

a. Pengendalian Umum:

  • Praktik manajemen yang sehat, meliputi perencanaan, penganggaran,
  • pemilihan karyawan dan supervisi terhadap karyawan.
  • Pengendalian operasional, pengendalian yang menekankan pada aspek teknis,sehingga dilimpahkan kepada manajer operasional.
  • Pengendalian organisasional, dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap bagian perusahaan.
  • Pengendalian dokumentasi, memastikan bahwa semua komponen sisteminformasi didokumentasi dengan jelas. Dokumentasi akan memudahkan karyawanmemahami kebijakan yg ditetapkan, memahami hubungan antar bagian,menjamin bahwa semua prosedur
  • Pengendalian otorisasi, memastikan bahwa transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen baik umummaupun khusus.
  • Pengendalian aktiva, memastikan bahwa aktiva dicatat dan dilaporkan dengan benar.
  • Pengamanan aktiva, untuk menjaga keaman aktiva, seperti pengamanan akses dan penggunaan, pengamanan dari kecurian dan kecerobohan.
b. Pengendalian Aplikasi:

Pengendalian input,

memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan teliti, segera dan lengkap. Pengendalian ini meliputi:
1. Pemeriksaan visual
2. Desain formulir yang baik
3. ferifikasi visual
4. pengecekan digit
5. pengecekan format
6. Otorisasi/ persetujuan
7. password

Pengendalian Proses,

memastikan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur pemrosesan. Pengendalian ini meliputi:
1. mekanisasi, konsistensi pemrosesan mekanis atau elektronis
2. standardisasi, prosedur yg seragam, terstruktur dan konsisten
3. pilihan default
4. run-to-run total,
5. penyajian saldo
6. pemadanan
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

Pengendalian output,

memastikan bahwa input dan pemrosesan telah berpengaruh terhadap keluaran secara sah dan keluaran telah didistribusi secara memadai.
Pengendalian ini meliputi:
1. rekonsiliasi
2. penyajian umum
3. suspense berkas
4. suspense akun,
5. audit periodik
6. laporan ketidak sesuaian
7. akun kliring
8. redundant file
9. koreksi otomatis

F. SOAL-SOAL: Pengendalian Intern

1. Apa yang dimaksud dengan sistem pengawasan/pengendalian intern ?
2. Sebutkan jenis-jenis sistem pengendalian intern ! Jelaskan secara singkat.
3. Seorang bujangan mempunyai toko. Dia bekerja sendirian, dengan demikian dia merangkap dalam melaksanakan fungsi operasi, penyimpanan dan juga pencatatan. Apakah kejadian ini terdapat kelemahan dari sudut pandang pengendalian/pengawasan intern ? Jelaskan.
4. Sebuah keluarga terdiri dari suami dan isteri membuka sebuah usaha toko. Hampir semua kegiatan seperti membeli barang dagangan, mecatat transaksi, menyimpan uang, dilakukan oleh suami, Isteri hanya membantu dalam penjualan barang. Apakah keadaan ini teradapat kelemahan dari sudut pandang pengawasan/pengendalian intern ?

---------------- SAMPAI JUMPA LAGI -----------------


Sumber: NN.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar